Im Kontext einer Prüfung oder eines Audits spielen verschiedene Schritte eine entscheidende Rolle, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Informationen und Daten ordnungsgemäß erfasst und verwaltet werden. Zunächst erfolgt eine kursorische Aufnahme des IST-Zustands, basierend auf den Dokumentenanforderungen des Prüfers. Dies dient dazu, die Grundlage für die Prüfung zu schaffen und sicherzustellen, dass alle relevanten Unterlagen verfügbar sind.
Während dieser Phase werden auch wesentliche Abweichungen zur Erwartungshaltung der Aufsichtsbehörde sowie anderer Interessensparteien ermittelt. Dies ermöglicht es, potenzielle Problembereiche frühzeitig zu identifizieren und geeignete Maßnahmen zur Lösung oder Verbesserung zu planen.
Zudem erfolgt die Ermittlung wesentlicher Ansprechpartner für die Auditthemen. Dies stellt sicher, dass die richtigen Personen in den Organisationen identifiziert werden, um relevante Informationen bereitzustellen und Fragen zu beantworten.
Die Vorbereitung der Nachweisdokumentation ist ein weiterer wichtiger Schritt. Diese Dokumentation wird zeitnah an das Prüferteam bereitgestellt, um den reibungslosen Ablauf der Prüfung sicherzustellen und sicherzustellen, dass alle erforderlichen Nachweise verfügbar sind.
Parallel dazu erfolgt das Coaching der Verantwortlichen und Fachbereiche in Bezug auf angemessene Verhaltensformen während des Audits. Dies stellt sicher, dass die internen Teams wissen, wie sie sich während der Prüfung verhalten sollen und wie sie auf Fragen der Prüfer reagieren können.
Optional kann auch die Begleitung der Interviews mit den Prüfern stattfinden, einschließlich der Moderation und Beantwortung von Fragen. Dies ermöglicht eine effektive Kommunikation und Klärung von Themen während des Audits.
Während des gesamten Prozesses erfolgt ein proaktives Tracking des Audits, einschließlich einer Einschätzung des Verlaufs basierend auf den durchgeführten Terminen und Interviews sowie auf Tischvorlagen. Dies hilft dabei, den Fortschritt der Prüfung zu verfolgen und sicherzustellen, dass alle erforderlichen Schritte unternommen werden.
Schließlich werden wesentliche Handlungsfelder in Vorbereitung auf den finalen Auditbericht ausgearbeitet. Dies beinhaltet die Planung von Maßnahmen zur Lösung von identifizierten Problemen und zur Verbesserung der Prozesse.
Nach Abschluss des Audits erfolgt die Analyse und Aufbereitung des Auditberichts, einschließlich der Ausplanung zur Umsetzung von Maßnahmen. Dies stellt sicher, dass die Ergebnisse des Audits angemessen bewertet und auf die erforderlichen Maßnahmen zur Verbesserung oder Compliance hingearbeitet wird.
